Avbokningsregler konferens upp till 100 personer

Bokningsvillkor upp till 100 personer

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts
bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan
parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.

1 DEFINITIONER M.M.
En konferens föreligger när konferenslokaler tillhandahålles antingen ensamt
eller tillsammans med logi och/eller förtäring.
Beställare är den person -juridisk eller fysisk som är betalningsskyldig för
konferensen. Med företag avses den anläggning som levererar konferensen.
En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller
summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare
per dag, jämte priset för särskilt beställda tjänster.

2 BESTÄLLNING
Beställning kan ske muntligen eller skriftligen.
Företaget skall skriftligen eller via elektronisk post bekräfta
mottagandet av en beställning, för att denna skall kunna åberopas av
beställaren eller företaget. I bekräftelsen bör noga anges priset och vad som
beställts, t ex lokaler, möblering, utrustning; antal deltagare, måltider och
förfriskningar, hotellrum, eventuella transporter, specialutrustning, särskilda
önskemål, tid för tillträde till lokaler, garderobsservice mm.
Senast 2 veckor före konferensens början skall beställaren lämna
namnlista samt erforderliga hotell- och konferensutrymmen. Samtidigt skall
beställaren lämna ett konferensprogram och uppgifter om den
konferensutrustning som behövs. Programmet skall även innefatta tider för
måltidsraster. Vid konferens med logi skall beställaren också lämna företaget
namnlista över deltagarna med önskemål om rumsfördelning.

3 SÄRSKILDA ÖNSKEMÅL VID BESTÄLLNING
Har beställaren särskilda önskemål vad gäller t ex rökning, husdjur eller
anpassning av inredning till kunder med funktionshinder, bör dessa framföras
redan vid beställningstillfället.

4 VÄRDEFULL EGENDOM
Om beställaren under konferensen önskar medföra egendom av högt värde och
förvara denna i företagets förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, bör
beställaren upplysa företaget om detta. Vid stöld eller dylikt är företaget
ersättningsskyldigt för fulla värdet av egendomen endast i det fall företaget,
genom skriftlig bekräftelse, har åtagit sig att ansvara för egendomen.

5 AVBESTÄLLNING
Företaget skall skriftligen eller via elektronisk post bekräfta
mottagandet av en avbeställning, för att denna skall kunna åberopas av
beställaren eller företaget.

a) Under högsäsong (maj-november) kan företaget tillämpa fri avbeställning
fram till åtta veckor före konferensens början, därefter skall beställaren ersätta
företaget med 100 % av värdet på beställningen. Dock kan 10% av antalet
deltagare med tillhörande logi, måltider och lokaler avbokas utan kostnad fram
till fyra veckor innan ankoms vid bibehållen bokning.

b) Under lågsäsong (december-april) gäller fri avbeställning fram till fyra veckor
före konferensens början, därefter skall beställaren ersätta företaget med
100 % av värdet på beställningen.
För konferenser som ej kombineras med logi, d v s dagkonferenser, gäller dock
att avbeställning av högst 10 % av beställda deltagarantalet kan ske fram tre
arbetsdagar före konferensens början, utan att någon avgift uttas för avbeställt
antal. Ersättningsskyldigheten vid avbeställning skall jämkas i den mån
företaget kunnat sälja det som avbeställts till annan beställare.
Om företaget drabbas av särskilda kostnader, utöver själva värdet av
beställningen, till följd av en avbeställning, skall dessa ersättas till fullo av
beställaren. Detta gäller endast om avbeställningen skett senare än fyra veckor
före konferensens början, såvida inte annat avtalats mellan parterna.

6 BETALNING
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader.
Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av företaget.
Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta ej nedsättning av priset.
Betalning skall erläggas enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning
mot faktura skall beställaren erlägga full likvid senast 10 dagar från
fakturadatum. Om betalningsfristen överskrids har företaget rätt att debitera
dröjsmålsränta med gällande diskonto +8 % från förfallodagen. Vid fakturering
tillkommer faktureringsavgift.

7 FÖRSKOTT
Företaget tillämpar förskottsbetalning om 50% av det totala värdet på
bokningar med större värde än 100 000 kr eller mer.
Erläggs ej förskottsbetalning inom avtalad tid (se bekräftelsen) är beställningen
inte bindande för företaget.
Vid avbeställning skall avräkning från förskottet ske med belopp som
beställaren eventuellt skall erlägga p g a sen avbeställning. Återstår därefter
något belopp av förskottsbetalningen skall detta belopp, med avdrag för
bankkostnader eller motsvarande, återbetalas inom sju dagar från
avbeställningen.
Skulle tvist om beställarens ersättningsskyldighet uppkomma, har företaget rätt
att innehålla förskottsbetalningen upp till omtvistat belopp till dess
Ansvarsnämnden avgjort tvistefrågan.

8 RESERVATION FÖR PRISÄNDRINGAR
a) Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter,
devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är
företaget berättigat att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen.
Företaget skall omgående informera beställaren om pristillägget. b) Om
företaget vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som angivits
ovan, skall företaget vid bokningstillfället tydligt ange att prisförändringar kan
komma att ske.

9 FORCE MAJEURE
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga
inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför företagets
kontroll berättigar företaget att häva avtalet utan skyldighet att utge
skadestånd.

10 ANSVAR FÖR EGENDOM /VÅLLANDE AV SKADA
Företaget har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i
konferenslokaler. Skulle det emellertid visa sig att företaget eller dess anställda
handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom
förkommit, ansvarar företaget för den förkomna egendomen. Företaget
ansvarar också för egendom som förvaras i företagets låsta
förvaringsutrymmen, såvida inte egendomen är av särskilt högt värde. (Se
under punkt 4.) Annan skada som vållas beställaren genom försummelse från
företagets sida skall ersättas. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som
denne själv eller konferensdeltagarna genom försummelse vållar företaget.